O mercado de outsourcing de impressão no Brasil vem batendo recordes seguidos de crescimento nos últimos anos. Segundo dados do analista Luciano Crippa, da consultoria IDC, em 2005 os negócios atingiram níveis históricos com a elevação de 42,5% em relação a 2004, totalizando perto de oito bilhões de páginas impressas por essa modalidade de serviço. No ano seguinte foram impressas 10,7 bilhões de páginas, indicando aumento de 28,8% em relação a 2005. Em 2007, o crescimento foi um pouco menor, entre 15% e 20%, porém a tendência se manteve em alta e a expectativa é de elevação de 25% neste ano.
A redução dos preços dos equipamentos de impressão pela estabilidade econômica e queda do dólar, associada à visão de que terceirizar impressão implica diminuição dos custos, fizeram com que o setor ganhasse vigor e levasse o Brasil a concentrar mais de 60% do mercado de impressões terceirizadas na América Latina. A penetração se dá em diversos segmentos da economia, como financeiro, indústria e serviços, e com grande potencial na construção civil.
“Antigamente muitas companhias nem sabiam de quantos equipamentos de impressão dispunham e poucas controlavam os custos relacionados à atividade. Isso mudou, hoje poucas empresas são virgens nessa área”, diz Luiz Eduardo Carvalho Duarte, gerente comercial da Tecnoset.
A terceirização se tornou uma opção interessante e viável por promover significativa redução dos custos de impressão e obter ganhos de produtividade. “Ao contratar uma firma especializada, a empresa ganha logo de cara um inventário dos equipamentos e dos custos de impressão, incluindo os documentos impressos por máquina e usuário, cópias realizadas, fax, tudo.
Com o diagnóstico na mão ela pode estabelecer as metas que deseja para a atividade”, observa Duarte.
Gerenciamento de impressão
Cristiana Lannes, diretora de Marketing da Xerox do Brasil, explica porque é importante o diagnóstico do gerenciamento de impressão. “A partir dessa avaliação, estabelecemos a despesa base e fornecemos uma estratégia documentada para obter economias de custo que variam entre 10% e 30% ou mais.” Sob responsabilidade de uma empresa terceirizada, a atividade de impressão permite que as áreas envolvidas com o serviço tenham tempo livre para cuidar da atividade-fim da empresa, destaca Duarte. “Você se concentra no foco do seu negócio, deixando os serviços de impressão para quem entende”, enfatiza o gerente da Tecnoset, lembrando que a empresa pode se responsabilizar por todo o processo, da impressão à logística dos documentos e postagem.
Mas para desempenhar tais serviços com precisão a companhia deve ter reconhecida competência no mercado, alertam os especialistas. “O provedor contratado deve ser capaz de desenvolver e implementar o projeto utilizando-se dos melhores produtos e soluções e gestão baseada nas melhores práticas de administração corporativa”, observa Renato Ferreira, diretor de vendas da área de Imagem e Impressão da Hewlett Packard (HP). O trabalho tem de ser feito por profissionais especializados que contam com ferramentas específicas.
“Deve-se buscar um parceiro que padronize o parque de impressão, mantenha suporte, entregue e faça gestão de suprimentos, controle a utilização dos dispositivos e busque sempre melhoria de processos e novas oportunidades”, aponta Ferreira.
Conhecer o ambiente de impressão é o primeiro passo para iniciar bem o trabalho de terceirização, afirma o diretor de vendas da HP.
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“É um passo fundamental porque é o desenho do projeto, no qual serão colhidas informações e métricas que permitam desenvolver a solução ideal para cada demanda da empresa.” Depois disso é que vão se definir tipos, modelos e quantidades de equipamentos, padrões de concentração e compartilhamento das máquinas, recursos e acessórios necessários.
A implementação é feita de modo planejado pelo gerente de projeto que avalia a forma ideal de distribuição dos equipamentos a fim de melhorar o fluxo interno, otimizar a infra-estrutura e ter controle maior sobre o que é impresso. “As vantagens são muitas”, revela Ricardo Nardes Marcelino, diretor de TI da Convex. “Além de não ter mais a preocupação com a manutenção da impressão, aquisição de toners, papel, normalmente há uma diminuição na quantidade de impressões em função do maior controle oferecido.” A contabilização dos impressos pode ser feita individualmente (por usuário) ou por grupo (centro de custo). “Isso ajuda a empresa a ter uma visão melhor dos custos envolvidos”, completa Marcelino.
Existem vários modelos de negócio.
“Na situação mais comum, a empresa fornece os equipamentos, instala, faz treinamento do uso das máquinas, fornece toners e a manutenção necessária, preventiva e corretiva”, explica Marcelino.A cobrança normalmente é feita por página impressa. “Essa é uma ótima opção porque o cliente não precisa investir em equipamentos, o que evita grandes aportes iniciais e preocupação com a depreciação das máquinas”, diz Duarte da Tecnoset. Todavia, o executivo ressalva que o investimento na terceirização integral se justifica para as empresas que imprimem 200 mil páginas ou mais por mês. “Para as que imprimem menos, existem outras soluções, como terceirização parcial ou aluguel de máquinas.”
Na terceirização integral o controle e a gestão envolvem soluções que incluem, por exemplo, o gerenciamento remoto dos equipamentos, revela Ferreira da HP. “Em uma rede integrada pode-se a partir de um ponto fixo enxergar todo o parque instalado, com visibilidade das falhas nas impressoras e nível de papel e suprimentos. Isso faz com que o time de suporte tenha ação pró-ativa, garantindo a máxima utilização dos dispositivos.” Outras soluções podem incluir um tarifador, que emite extrato de utilização por impressora ou usuário, permitindo o controle de uso e a conseqüente redução de custos. Há dispositivos que podem, por exemplo, limitar impressão em cor por usuário ou aplicativo. Em alguns casos a própria máquina realiza o monitoramento, indicando, por exemplo, que houve troca de um cartucho de toner e dispara a solicitação de um novo, em um processo totalmente automatizado.
Todas essas ferramentas permitem ganhos significativos de produtividade. “Há casos em que o tempo de impressão caiu de oito para duas horas, como verificamos em um dos nossos clientes”, observa Duarte.
Otimizando a infra-estrutura
O País vive a chamada segunda onda de outsourcing
, na qual as empresas buscam mais do que redução de custos, querem melhorar a lucratividade. “Terceirizar impressão não é apenas diminuir custos, embora esse seja um dos objetivos principais”, afirma Ferreira.
“Significa obter lucro com a melhoria de processos e gestão em toda a cadeia envolvida.” Tais mudanças incluem atualização tecnológica freqüente e melhorias contínuas no processo.
“A prestação de serviços de impressão passa necessariamente pela otimização da infra-estrutura”, aponta o diretor de vendas da HP.
Novos equipamentos com mais e melhores recursos voltados para facilitar o trabalho dos usuários são instalados, permitindo às empresas contarem com parque atualizado e menor índice de parada, o que significa maior disponibilidade e maior velocidade.
Além disso, as máquinas são configuradas para uso corporativo, o que permite aplicação de novas funcionalidades.
O custo é apenas uma parte da equação, argumenta Cristiana Lannes, da Xerox. “Trabalhando juntos podemos identificar oportunidades para uma verdadeira transformação de negócios, criar novas fontes de receita, sustentabilidade e melhorar o customer experience”, assegura. “É assim que o outsourcing de documentos se torna uma vantagem competitiva.”
Os ganhos podem ser realmente significativos, destaca Duarte. Dependendo das mudanças há inclusive brechas para lucros. “Conseguimos reduzir em R$ 120 mil os custos que uma seguradora tinha com malote. Isso é quase o que ela gasta de impressão por mês.” Na nova fase do outsourcing, há também melhorias nos processos baseados em papel que podem ser alterados para outras formas de trabalho.
Com a base instalada de máquinas multifuncionais é possível, por exemplo, ter a infra-estrutura necessária para captura de imagens e envio digital por e-mail ou para pastas em rede. Some-se a isso várias soluções que vão de simples arquivos de imagens até integração com softwares de gerenciamento de documentos e customização de produtos. “Tem-se assim ampla gama de possibilidades para melhorar a forma com que as empresas lidam com os processos, gerando novos ganhos”, assegura Ferreira.
