Furnas investiu cerca de R$ 600 mil em equipamentos da marca holandesa Océ para processar, automaticamente, os cerca de 30 mil documentos gerados a cada mês pela empresa, com destaque para as plantas de seus diversos empreendimentos.
O sistema permite que os equipamentos das unidades de Furnas, um no Rio de Janeiro e outro em Minas Gerais, sejam conectados, em rede, possibilitando que documentos digitalizados no escritório central da capital fluminense possam ser impressos na unidade mineira de Furnas. Com isso, o envio de cópias não precisa mais ser feito por malote.
Para essa operação, as antigas máquinas heliográficas utilizavam amônia e era necessária a presença de um técnico químico no local. Além disso, para atender à demanda de cópias, três empregados eram designados somente para dobrá-las. Com os novos equipamentos, a utilização de mão-de-obra foi otimizada, assim como os gastos com manutenção e suprimento.
Segundo o assessor técnico da empresa, Paulo Roberto Vieira Oliveira, “a relação custo-benefício foi amplamente positiva, em decorrência da agilidade, rapidez e uso de recursos mais baratos. O tempo de processamento passou de dez para três dias”.
Outra ferramenta introduzida foi a assinatura digital, cuja função é conferir aos documentos digitais o mesmo valor jurídico dos documentos em papel. Os projetos podem ser enviados pela rede, reduzindo o tempo de resposta na troca de informações e gastos com malote e impressão.
Além da economia de tempo e dinheiro, a ferramenta protege as informações da empresa. Com a assinatura digital, por meio de um processo de codificação computadorizado, um documento normal é transformado em um documento cifrado, com chave secreta. O emissor envia o arquivo criptografado, que só será convertido novamente num arquivo legível se o receptor conhecer a senha. Qualquer alteração no documento durante o processo invalida a assinatura, o que assegura sua integridade.
Por enquanto, somente as subestações de Barro Alto (GO), Cachoeira Paulista (SP), Tijuco Preto (SP) e a Usina de Itumbiara (GO) utilizam a assinatura digital. A partir de março, esse recurso vem sendo estendido para outras unidades de Furnas.
As duas novidades deverão auxiliar Furnas no processo de gerenciamento da sua documentação técnica. Primeiramente, o documento é enviado ao setor responsável pela área de engenharia, onde é aprovado e recebe um número de registro. O segundo passo é a digitalização, reprodução, distribuição e inclusão na rede. É nessa etapa que são utilizados os equipamentos da Océ e a assinatura digital. A partir daí, o documento é microfilmado e, por fim, o original é arquivado em ambiente próprio para sua preservação.
Entre os objetivos almejados estão a preservação da memória técnica de Furnas, a aprovação e a validação dos projetos e a proteção das informações da empresa, em consonância com a certificação NBR ISO 9001:2000, emitida pelo BVQI (Bureau Veritas Quality International)”.
São mais de 10 milhões de projetos, desenhados desde a fundação de Furnas, em 1957. Desse total, cerca de 80% já estão disponíveis digitalmente e podem ser acessados eletrônicamente.
Fonte: Estadão
