O mercado de outsourcing de impressão no Brasil vem registrando crescimento acelerado nos últimos anos e se consolida como estratégia essencial para empresas que buscam reduzir custos operacionais e aumentar a produtividade. Segundo dados da consultoria IDC, somente em 2005, o setor teve crescimento de 42,5% em relação ao ano anterior, com cerca de 8 bilhões de páginas impressas. Em 2006, o volume saltou para 10,7 bilhões, mantendo uma tendência positiva nos anos seguintes.
Com a queda dos preços dos equipamentos, estabilidade econômica e o aumento da percepção sobre os ganhos com a terceirização, o Brasil passou a concentrar mais de 60% do mercado de impressões terceirizadas da América Latina.
Por que terceirizar a impressão?
A terceirização de impressão vai muito além da simples redução de custos. Ela permite às empresas:
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Obter diagnóstico detalhado do ambiente de impressão;
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Controlar custos por usuário, centro de custo ou equipamento;
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Melhorar o fluxo de documentos e processos internos;
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Reduzir o tempo e os recursos dedicados à manutenção de equipamentos.
“Hoje poucas empresas são virgens nessa área. A terceirização se tornou viável e estratégica”, afirma Luiz Eduardo Duarte, gerente comercial da Tecnoset.
Diagnóstico, gestão e automação
A partir de um levantamento técnico e financeiro do parque de impressão, fornecedores como Xerox, HP e Tecnoset oferecem soluções completas de gerenciamento, incluindo:
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Fornecimento e manutenção de equipamentos
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Gestão de suprimentos e suporte técnico
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Controle remoto e monitoramento do uso
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Soluções de tarifação e segurança documental
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Digitalização e integração com softwares corporativos
“É possível reduzir em até 30% os custos com impressão e transformar os processos documentais em ativos estratégicos”, aponta Cristiana Lannes, diretora de Marketing da Xerox Brasil.
Modelos de negócio sob medida
A forma mais comum de outsourcing é a cobrança por página impressa, com fornecimento completo dos equipamentos, toners e suporte. Há também opções como:
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Terceirização parcial ou aluguel de impressoras
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Customização por demanda de impressão
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Monitoramento remoto do parque de impressão
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Controle de impressões coloridas por usuário ou aplicação
“Empresas que imprimem mais de 200 mil páginas por mês se beneficiam muito da terceirização integral”, reforça Duarte.
Segunda onda: além da economia, busca por lucratividade
Especialistas apontam que o Brasil vive a segunda onda do outsourcing de impressão, na qual o foco não é apenas cortar custos, mas melhorar processos, aumentar a lucratividade e transformar o ambiente de trabalho.
“Trabalhar em parceria com o cliente permite criar novos fluxos de receita, integrar a tecnologia à operação e aumentar a vantagem competitiva”, destaca Renato Ferreira, diretor de vendas da HP.
Com equipamentos multifuncionais e softwares de gestão documental, é possível transformar documentos em ativos digitais, facilitando o envio de arquivos por e-mail, armazenamento em rede e integração com sistemas de workflow e ERP.
Resultados tangíveis
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Redução de tempo de impressão: de oito para duas horas em um dos casos citados
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Economia mensal de R$ 120 mil em custos com malotes de uma seguradora
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Otimização de espaço e eliminação de estoque de suprimentos desnecessários
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Monitoramento em tempo real do uso de equipamentos e suprimentos
