Todas as empresas têm padrões para a execução das suas atividades. Muitas vezes esses padrões não estão documentados ou a documentação não está atualizada. A organização da padronização é um dos primeiros passos de uma empresa que está preocupada em atender bem as necessidades dos seus clientes.
Há uma metodologia para a elaboração da padronização. Vamos apresentar os principais passos que devem ser dados. A empresa precisa identificar quais as atividades que são executadas que têm impacto direto na qualidade do produto produzido ou serviço realizado. Uma vez elaborada esta lista, deve ser feito um plano para a revisão ou elaboração desta documentação.
Para cada documento listado, faça uma relação de empregados que conhecem bem a execução da atividade.
Peça que cada funcionário descreva como a atividade é executada.
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Depois faça uma reunião com o grupo para que cada um apresente como descreveu a atividade. Através de uma discussão em grupo, é feita uma seleção dos melhores pontos das descrições que foram feitas.
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Um empregado é designado para elaborar a primeira minuta do procedimento.
Esta minuta é circulada para comentários das pessoas do grupo. A minuta final é apresentada à chefia para aprovação.
Mas não formalize logo a aprovação. Identifique todos os empregados da empresa que precisam conhecer este procedimento.
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Faça o treinamento deles neste procedimento. O instrutor deve informar que o procedimento foi elaborado por um grupo mas que ainda pode ser modificado se algum dos treinandos tiver uma idéia melhor.
Todos são incentivados a apresentar as sugestões para melhorar o procedimento.
Só assim o procedimento será encaminhado para aprovação formal e distribuição de cópias para todas as áreas da empresa que utilizarão o procedimento. Em seguida identifique as atividades de apoio que são necessárias à execução dos serviços.
As principais atividades de apoio são contratação de empregados, treinamento de empregados, compra de materiais, contratação de serviços, elaboração de propostas comerciais, elaboração e controle da documentação, auditoria interna, entre outros.
Para essas atividades elabore procedimentos seguindo os mesmos passos. Distribua as cópias dos procedimentos e coloque-os em prática. Recomendamos que a sua empresa treine três a quatro empregados para que eles façam auditoria periódica para verificar se os procedimentos estão sendo seguidos na prática.
Seguindo esses passos a sua empresa já estará preparada para obter a certificação ISO 9001 do seu sistema da qualidade, se isso for interessante para a empresa. Anexo os resultados de uma pesquisa que realizamos com as 300 empresas baianas certificas pela ISO 9001 em que elas mostram os benefícios da implantação.
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Fonte: Estadão
